1. Dit privacy beleid legt uit hoe Fidimco Beheer BV omgaat met de persoonsgegevens van haar klanten, natuurlijke personen, en alle andere natuurlijke personen die met Fidimco Beheer BV in contact staan (hierna ‘u’ genoemd).
Onder persoonsgegevens wordt elke vorm van informatie verstaan die u toelaat om uzelf direct of indirect als een natuurlijke persoon te identificeren.
2. Fidimco Beheer BV hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en respecteert ten volle uw persoonlijke levenssfeer. Fidimco Beheer BV behandelt en beschermt uw persoonsgegevens dan ook op een rechtmatige, behoorlijke en transparante wijze.
Bij de verwerking van uw persoonsgegevens leeft Fidimco Beheer BV evident de wet na, momenteel de Belgische wet van 8 december 1992 en van 27 april 2016 en vanaf 25 mei 2018 de Europese verordening nr. 2016/679 betreffende de gegevensbescherming (beter bekend als ‘GDPR’ of ‘AVG’) of enig ander wetgevingsbesluit die deze wijzigt.
Meer informatie over de bescherming van persoonsgegevens kunt u verkrijgen bij de Belgische Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, vanaf 25 mei 2018 de Gegevensbeschermingsautoriteit genoemd.
3. Wij nodigen u uit om deze verklaring zorgvuldig te lezen zodat u het beleid van Fidimco Beheer BV op dit gebied kent en begrijpt.
Deze verklaring wordt regelmatig bijgewerkt.
Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
4. Fidimco Beheer BV is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw gegevens indien uw gegevens worden doorgegeven in het kader van een rechtlijnige relatie met Fidimco Beheer BV (bv. in het kader van een offerteaanvraag, bemiddelingsaanvraag,....)
Indien uw gegevens aan Fidimco Beheer BV worden doorgegevens in het kader van haar opdracht tot het beheer van uw mede-eigendom waar u (mede-)eigenaar / huurder / leverancier bent (geen rechtlijnige relatie) dan is Fidimco Beheer BV echter de gegevensverwerker en de VME / eigenaar de verwerkingsverantwoordelijke.
Het is de verwerkingsverantwoordelijke die ten aanzien van de gegevensbeschermingsautoriteit verantwoording dient af te leggen aangaande de verwerking van uw persoonsgegevens.
De verwerkingsverantwoordelijke bepaalt de doeleinden waarvoor uw persoonsgegevens worden verwerkt alsook de gebruikte middelen en de verwerkingseigenschappen. De verwerkingsverantwoordelijke kan beroep doen op gespecialiseerde dienstverleners om uw persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met dit privacy beleid.
Welke categorieën van persoonsgegevens worden er verwerkt en voor welke doeleinden?
5. Afhankelijk van de relatie en de context van uw gegevensverwerking is ook de aard van de verwerkte persoonsgegevens en hun beoogde doeleinden verschillend (beheer van mede-eigendom, rentmeesterschap, bemiddelingsopdracht enz....). Indien u hierover vragen heeft of informatie wenst, kan u deze bekomen op aanvraag via info@fidimco.be.
In geen geval worden er gegevens verwerkt die uw ras of etnische afkomst onthullen, of politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, gezondheids- of levensgegevens of seksuele gerichtheid, genetische gegevens of biometrische gegevens.
Wettelijke verplichtingen
6. Fidimco Beheer BV dient zich te houden aan wetgeving die haar in specifieke omstandigheden verplicht om uw persoonsgegevens te verwerken in het kader van haar activiteiten. Deze verplichtingen kunnen met zich meebrengen dat Fidimco Beheer BV moet samen werken met de bevoegde autoriteiten en/of derden, en eventueel bepaalde van uw persoonsgegevens aan hen overmaakt.
Hieronder vallen onder meer:
Contractuele relaties tussen Fidimco Beheer BV en u als klant
7. Alvorens contracten te sluiten of haar opdracht te kunnen uitvoeren volgens een reeds afgesloten contract, dient Fidimco Beheer BV soms bepaalde gegevens te verkrijgen en te verwerken, met name om onder andere:
8. In het kader van lopende contracten of het beheer van contracten dient Fidimco Beheer BV een aantal gegevens te verwerken, in het bijzonder om te voldoen aan administratieve en boekhoudkundige verplichtingen.
In dit kader kunnen uw gegevens intern binnen Fidimco Beheer BV worden verzonden naar diverse afdelingen, waaronder aan diegene die niet rechtstreeks verantwoordelijk zijn voor de relatie met u of de uitvoering van een bepaald contract.
Meer bepaald verwerkt Fidimco Beheer BV uw gegevens bij de uitvoering van contracten als volgt:
Fidimco Beheer BV kan uw persoonsgegevens voor bijkomende doeleinden verwerken in het kader van de relatie met u en de uitvoering van contracten.
Gerechtvaardigde belangen van Fidimco Beheer BV
9. Fidimco Beheer BV verwerkt uw gegevens ook voor de verwezenlijking van haar gerechtvaardigde belangen. Hierbij streeft Fidimco Beheer BV ernaar om een billijke balans te vinden tussen de noodzaak om gegevens te verwerken en respect voor uw rechten en vrijheden, met inbegrip van de bescherming van de privacy.
Persoonsgegevens worden onder andere verwerkt voor:
10. Fidimco Beheer BV kan uw persoonlijke elektronische contactgegevens (namelijk uw mobiele telefoonnummer en emailadres) verwerken om u persoonlijke informatie, advertenties of voorstellen toe te sturen via directe marketing of nieuwsbrieven. In dit geval dient Fidimco Beheer BV eerst uw specifieke toestemming te vragen.
Door dit privacy beleid te aanvaarden, geeft u uw toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens voor elektronische direct marketing doeleinden én het versturen van elektronische reclame.
Aan wie maakt Fidimco Beheer BV uw persoonlijke gegevens over?
11. Fidimco Beheer BV behandelt uw persoonsgegevens met de grootste zorg en deelt uw gegevens alleen om u de beste diensten aan te bieden bij de uitvoering van haar opdracht.
Fidimco Beheer BV kan uw gegevens toezenden aan andere entiteiten binnen haar groepsverband in binnen en buitenland, met name aan de andere entiteiten van de groep die Fidimco Beheer BV bijstaan bij de uitvoering, het beheer en de controle van de activiteiten, met inbegrip van rapportage, ondersteuning en computer beveiliging of het aanbieden van specifieke diensten en producten.
12. In sommige gevallen is Fidimco Beheer BV bij wet verplicht om uw gegevens te delen met derden, waaronder:
Fidimco Beheer BV draagt uw gegevens tevens over aan specifieke dienstverleners om te helpen met :
Eveneens kunnen uw persoonlijke gegevens in het kader van gerechtelijke procedures aan gerechtsdeurwaarders of advocaten worden meegedeeld.
In de hiervoor genoemde gevallen zorgt Fidimco Beheer BV ervoor dat derden enkel beperkt toegang hebben tot de persoonsgegevens die nodig zijn om de vereiste specifieke taken uit te voeren. Fidimco Beheer BV zal er ook voor zorgen dat derden zich ertoe verbinden de persoonsgegevens op een veilige en vertrouwelijke wijze te gebruiken en te gebruiken in overeenstemming met de instructies van Fidimco Beheer BV en zijn gegevensbeschermingsbeleid.
Hoe lang worden uw persoonlijke gegevens bewaard?
13. Fidimco Beheer BV zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de gegevens worden verzameld.
Deze periode is gelinkt aan de wettelijke en fiscale verplichtingen van Fidimco Beheer BV evenals de wettelijke noodzaak om uw gegevens bij te houden buiten de bewaringsperiode ter bewijs of om te reageren op verzoeken om informatie van de bevoegde instantie, nl: 10 jaar in het kader van de antiwitwaswetgeving / contractuele aansprakelijkheid / verjaring van geschillen. Buiten deze perioden worden uw persoonlijke gegevens verwijderd of geanonimiseerd.
Hoe worden uw persoonlijke gegevens beveiligd?
14. Fidimco Beheer BV hanteert strikte normen om de persoonsgegevens onder haar controle te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.
Fidimco Beheer BV neemt dan ook maatregelen van technische en organisatorische aard zoals encryptie, antivirus, firewalls, toegangscontroles, strenge selectie van medewerkers en leveranciers, om ongepaste toegang, verlies of openbaarmaking van uw persoonsgegevens te voorkomen en te detecteren.
In het onwaarschijnlijke en ongelukkige geval dat uw persoonsgegevens onder de controle van Fidimco Beheer BV gecompromitteerd worden door een inbreuk op de informatiebeveiliging, zal Fidimco Beheer BV handelen om de oorzaak van dergelijke inbreuk te identificeren en actie ondernemen via adequate remediërende maatregelen. Indien nodig, zal Fidimco Beheer BV u in kennis stellen van dit incident in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.
Wat zijn uw rechten bij de verwerking van uw persoonlijke gegevens?
Recht van inzage, verbetering, beperking, wissen, overdraagbaarheid van gegevens en van bezwaar
15. Voor de hierboven vermelde doeleinden heeft u:
Wanneer uw contract met Fidimco Beheer BV een einde genomen heeft, kan u Fidimco Beheer BV vragen om uw persoonsgegevens te wissen of te anonimiseren indien dit niet langer nodig is voor de doeleinden waarvoor deze persoonsgegevens werden verzameld.
U heeft eveneens de mogelijkheid om ten allen tijde het wissen of de anonimisering te vragen van persoonsgegevens die door Fidimco Beheer BV op basis van uw toestemming worden verwerkt (tenzij Fidimco Beheer BV een andere rechtsgrond heeft voor de verwerking) of op basis van het gerechtvaardigd belang van Fidimco Beheer BV (tenzij er prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking).
Fidimco Beheer BV kan in ieder geval deze persoonsgegevens bijhouden indien dit voor bewijsdoeleinden in het kader van rechtsvorderingen zou vereist zijn;
• Een recht op overdraagbaarheid van gegevens die uzelf aan Fidimco Beheer BV heeft verstrekt indien uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van een overeenkomst of op basis van uw toestemming voor het verzenden van elektronische communicatie én deze persoonsgegevens worden verwerkt met behulp van
geautomatiseerde processen.
Onder dit recht kan u Fidimco Beheer BV vragen uw persoonsgegevens door te sturen naar uzelf of rechtstreeks doorsturen naar een andere gegevensverwerkingsverantwoordelijke, voor zover dit technisch mogelijk is voor Fidimco Beheer BV.
Recht van verzet tegen het verzenden van elektronische reclame
16. In artikel 10 werd uw toestemming gevraagd om uw elektronische contactgegevens te verwerken en te gebruiken om commerciële informatie, reclame of persoonlijke voorstellen naar u te sturen (via direct marketingacties of elektronische nieuwsbrieven). Dit geldt met name voor communicatie naar uw mobiele telefoonnummer en e-mailadres.
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor elektronische direct marketing en u te verzetten tegen de toekomstige ontvangst van dergelijke reclame.
U kan ons dit op de volgende wijzen kenbaar maken:
De uitoefening van het recht van verzet kan evenwel Fidimco Beheer BV niet tegenhouden om u te contacteren voor enig ander doel, met inbegrip van een wettelijke verplichting of de uitvoering van het contract, in overeenstemming met deze verklaring.
Recht om klacht in te dienen
17. Indien u klachten hebt met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u ons contacteren
als volgt:
18. U kunt ook een klacht indienen bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, per post te Drukpersstraat 15, 1000 Brussel, of per e-mail op commission@privacycommission.be, of telefonisch op +32 2 274 48 00.
